Email và thông báo — Dạng bài phổ biến nhất Part 7
Trong Part 7, email là loại văn bản xuất hiện nhiều nhất — chiếm khoảng 30–40% tổng số passage. Ngoài ra, các dạng thông báo nội bộ (memo, notice, announcement) cũng rất phổ biến. Nắm vững cách đọc 2 dạng này giúp bạn xử lý nhanh phần lớn Part 7.
Cấu trúc email trong TOEIC
Các thành phần cố định
Mọi email TOEIC đều có cấu trúc rõ ràng:
| Thành phần | Vị trí | Thông tin cung cấp |
|---|---|---|
| To | Đầu email | Người nhận — xác định ai cần hành động |
| From | Đầu email | Người gửi — xác định vai trò, bộ phận |
| Date | Đầu email | Ngày gửi — mốc thời gian tham chiếu |
| Subject | Đầu email | Chủ đề — tiết lộ mục đích chính |
| Body | Thân email | Nội dung chi tiết |
| Closing | Cuối email | Lời kết, chữ ký, thông tin liên hệ |
3 bước đọc email TOEIC
Bước 1: Đọc Subject line (3 giây) Subject cho biết mục đích chính của email. Ví dụ:
- "Re: Updated schedule for the workshop" → Email về thay đổi lịch hội thảo
- "Reminder: Payment due by March 15" → Nhắc nhở thanh toán
Bước 2: Đọc câu đầu tiên và câu cuối cùng (10 giây)
- Câu đầu tiên thường nêu lý do viết email: "I am writing to inform you that..."
- Câu cuối thường chứa yêu cầu hành động: "Please reply by Friday" hoặc "Feel free to contact me if..."
Bước 3: Scan tìm thông tin theo câu hỏi (20–30 giây) Dùng từ khoá trong câu hỏi để tìm vị trí thông tin trong email. Đọc kỹ câu chứa từ khoá + 1–2 câu xung quanh.
5 loại email TOEIC thường gặp
Loại 1: Email thông báo (Notification)
Đặc điểm:
- Thông báo chính sách mới, thay đổi lịch, sự kiện sắp tới
- Giọng văn chính thức, từ quản lý/HR gửi đến nhân viên
- Thường có ngày áp dụng, chi tiết thay đổi
Câu hỏi thường gặp:
- "What is the purpose of the email?" (mục đích)
- "When will the change take effect?" (thời gian)
- "Who should employees contact for more information?" (liên hệ ai)
Mẹo: Tìm ngày, tên bộ phận, chính sách mới. Câu hỏi mục đích → đọc Subject + câu đầu.
Loại 2: Email yêu cầu (Request)
Đặc điểm:
- Người gửi yêu cầu người nhận làm gì đó
- Có deadline cụ thể
- Cụm từ: "Could you please...", "I would appreciate if...", "Please ensure that..."
Câu hỏi thường gặp:
- "What does the sender ask the recipient to do?" (yêu cầu gì)
- "By when should the task be completed?" (deadline)
Loại 3: Email phản hồi (Response/Reply)
Đặc điểm:
- Subject bắt đầu bằng "Re:" → đây là email trả lời
- Thường tham chiếu đến email trước đó
- Cụm từ: "Thank you for your email", "In response to your inquiry", "As discussed"
Câu hỏi thường gặp:
- "What was the original inquiry about?" (câu hỏi ban đầu)
- "How does the sender address the issue?" (giải quyết thế nào)
Loại 4: Email xác nhận (Confirmation)
Đặc điểm:
- Xác nhận đơn hàng, đặt phòng, đăng ký sự kiện
- Có mã đơn hàng, số xác nhận, chi tiết giao dịch
- Cụm từ: "This is to confirm...", "Your order has been received", "Confirmation number"
Câu hỏi thường gặp:
- "What has been confirmed?" (xác nhận cái gì)
- "What should the recipient do if there is an error?" (nếu sai thì làm gì)
Loại 5: Email mời (Invitation)
Đặc điểm:
- Mời tham dự sự kiện, hội nghị, tiệc công ty
- Có thời gian, địa điểm, yêu cầu RSVP
- Cụm từ: "You are cordially invited to...", "Please RSVP by..."
Câu hỏi thường gặp:
- "What event is being announced?" (sự kiện gì)
- "What are attendees asked to do?" (yêu cầu gì với người tham dự)
Dạng thông báo (Memo, Notice, Announcement)
Memo (Bản ghi nhớ nội bộ)
Cấu trúc:
- MEMO hoặc MEMORANDUM ở đầu
- To: All staff / Department managers
- From: HR Department / Management
- Date: ...
- Re: Subject
Đặc điểm: Ngắn gọn, trực tiếp, thường về chính sách nội bộ.
Notice (Thông báo)
Cấu trúc:
- NOTICE ở đầu (in hoa, nổi bật)
- Nội dung ngắn: 1–2 đoạn
- Thường dán ở bảng thông báo, gửi email toàn công ty
Nội dung thường gặp: Thay đổi giờ làm, bảo trì hệ thống, sự kiện công ty, thay đổi chính sách.
Announcement (Thông cáo)
Cấu trúc: Tương tự Notice nhưng thường dài hơn, trang trọng hơn. Có thể về: bổ nhiệm nhân sự, kết quả kinh doanh, sự kiện lớn.
Kỹ thuật Cross-Reference (Double/Triple Passage)
Trong double passage, email thường đi kèm với 1 văn bản khác (biểu mẫu, bảng giá, thông báo). Câu hỏi cross-reference yêu cầu thông tin từ cả 2 văn bản.
Quy trình xử lý
Bước 1: Skim nhanh cả 2 văn bản (30 giây) — nắm chủ đề và mối liên hệ
Bước 2: Làm câu hỏi chỉ liên quan đến 1 văn bản trước (thường 2–3 câu)
Bước 3: Câu hỏi cross-reference — đọc kỹ cả 2 văn bản, so sánh thông tin
Ví dụ:
- Văn bản 1: Email đặt hàng 50 hộp sản phẩm X
- Văn bản 2: Bảng giá — sản phẩm X có giá 20 đơn vị/hộp, giảm 10% cho đơn hàng trên 30 hộp
- Câu hỏi: "How much will the customer pay?" → Cần thông tin từ cả 2 văn bản
Từ khoá nhận biết câu cross-reference
- "According to the price list, how much..."
- "Based on the information in both documents..."
- "What can be inferred about Mr. Kim's order from the email AND the catalog?"
Key Info — 6 thông tin cần tìm trong email
| Thông tin | Từ khoá tìm kiếm |
|---|---|
| Who (ai) | Tên người, chức vụ, bộ phận |
| What (cái gì) | Sản phẩm, dịch vụ, yêu cầu, thay đổi |
| When (khi nào) | Ngày, giờ, deadline, "by", "before", "until" |
| Where (ở đâu) | Phòng họp, toà nhà, địa chỉ, "at", "in" |
| Why (tại sao) | "Because", "due to", "in order to", "so that" |
| How (như thế nào) | "By email", "through the website", phương thức |
5 bẫy thường gặp với email Part 7
1. Đáp án dùng nguyên văn từ email
Đáp án đúng thường paraphrase (diễn đạt lại). Đáp án chứa đúng từ trong email thường là bẫy.
2. Nhầm người gửi và người nhận
Câu hỏi "Who is Mr. Kim?" — kiểm tra anh ta ở dòng To hay From.
3. Thông tin từ email cũ vs email mới
Trong chuỗi email (Re:), thông tin email cũ có thể đã bị thay đổi trong email mới. Luôn ưu tiên thông tin mới nhất.
4. "Not stated" vs "Incorrect"
Đáp án sai vì không được đề cập khác với đáp án sai vì nói ngược lại. Câu hỏi "NOT mentioned" → tìm đáp án không xuất hiện.
5. Thời gian tương đối
"The meeting was rescheduled to next Wednesday." — "Next Wednesday" tính từ ngày gửi email (dòng Date), không phải từ ngày bạn thi.
Luyện đọc email TOEIC Part 7 — Đề thi mô phỏng thật với email, memo, thông báo, chấm điểm tự động tại thithu.com!