Ký thay, ký thừa lệnh, ký thừa uỷ quyền (KT., TL., TUQ.)
Trong hệ thống văn bản hành chính và văn bản nội bộ ngân hàng, ký thay (KT.), ký thừa lệnh (TL.) và ký thừa uỷ quyền (TUQ.) là ba hình thức ký văn bản được sử dụng khi người có thẩm quyền ký ban hành (thường là người đứng đầu đơn vị) không trực tiếp ký mà giao cho người khác ký thay. Ba hình thức này có bản chất pháp lý khác nhau: KT. dựa trên sự phân công phụ trách nội bộ thường xuyên; TL. dựa trên sự giao quyền theo lĩnh vực; TUQ. dựa trên văn bản uỷ quyền cụ thể có thời hạn. Hiểu đúng sự khác biệt giữa ba hình thức này là yêu cầu bắt buộc đối với giao dịch viên, chuyên viên quan hệ khách hàng và ứng viên tham dự các kỳ thi tuyển dụng vào ngân hàng.
Quy định chung về các hình thức ký
Theo quy định hiện hành về công tác văn thư, việc ký văn bản phải tuân thủ nguyên tắc: người ký phải là người có thẩm quyền hoặc được giao quyền, được uỷ quyền hợp pháp. Khi người đứng đầu đơn vị không thể trực tiếp ký, tuỳ theo tính chất, phạm vi và thời hạn của việc giao ký, người thay thế sẽ ký theo một trong ba hình thức KT., TL. hoặc TUQ. Người ký thay vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người uỷ quyền/giao quyền về nội dung văn bản mà mình đã ký.
Ký thay (KT.)
Ký thay là hình thức cấp phó ký thay cấp trưởng trong phạm vi lĩnh vực được phân công phụ trách. Đây là hình thức phổ biến nhất trong hệ thống ngân hàng, ví dụ: Phó Giám đốc Chi nhánh phụ trách khối khách hàng doanh nghiệp ký thay Giám đốc Chi nhánh các văn bản liên quan đến quan hệ tín dụng doanh nghiệp; Phó Giám đốc phụ trách bán lẻ ký thay các văn bản về sản phẩm tiền gửi, thẻ, ngân hàng số. Quy tắc trình bày: ghi chức vụ người đứng đầu trước (chữ in hoa), sau đó ghi chức vụ người ký thay bên dưới, ví dụ:
KT. GIÁM ĐỐCPHÓ GIÁM ĐỐC(Ký, ghi rõ họ tên)
Đặc điểm của KT.: (1) do phân công nội bộ thường xuyên, có tính ổn định; (2) giới hạn trong lĩnh vực được phân công phụ trách; (3) không cần văn bản uỷ quyền riêng cho từng trường hợp; (4) Phó Giám đốc không được ký thay Giám đốc các văn bản thuộc lĩnh vực do Phó Giám đốc khác phụ trách hoặc các văn bản do Giám đốc trực tiếp phụ trách.
Ký thừa lệnh (TL.)
Ký thừa lệnh là hình thức người đứng đầu cơ quan giao cho người đứng đầu đơn vị trực thuộc ký thừa lệnh trong phạm vi lĩnh vực được giao quản lý. Trong ngân hàng, hình thức này thường áp dụng khi Giám đốc Chi nhánh giao cho Trưởng phòng/Ban chức năng ký một số loại văn bản cụ thể, ví dụ: Trưởng phòng Tín dụng ký thừa lệnh các thông báo phê duyệt tín dụng đã được phân cấp; Trưởng phòng Kế toán ký thừa lệnh các xác nhận số dư tài khoản tiết kiệm, xác nhận lãi suất đã gửi cho khách hàng cá nhân. Quy tắc trình bày:
TL. GIÁM ĐỐCTRƯỞNG PHÒNG TÍN DỤNG(Ký, ghi rõ họ tên)
Đặc điểm của TL.: (1) do người đứng đầu giao quyền theo lĩnh vực quản lý; (2) người ký vẫn là cấp trưởng đơn vị trực thuộc; (3) nội dung văn bản vẫn thể hiện ý chí của người đứng đầu, người ký chỉ thực hiện việc ký thay mặt; (4) thường đi kèm quy chế phân cấp nội bộ của đơn vị.
Ký thừa uỷ quyền (TUQ.)
Ký thừa uỷ quyền là hình thức người đứng đầu đơn vị uỷ quyền bằng văn bản cho một cá nhân cụ thể ký một hoặc một số văn bản nhất định trong thời hạn xác định. TUQ. được sử dụng trong các trường hợp đặc biệt: Giám đốc Chi nhánh đi công tác nước ngoài, ốm đột xuất, nghỉ phép dài ngày; hoặc uỷ quyền cho Phó Giám đốc không phụ trách lĩnh vực đó ký các văn bản cần ký gấp. Quy tắc trình bày:
TUQ. GIÁM ĐỐCPHÓ GIÁM ĐỐC NGUYỄN VĂN A(Ký, ghi rõ họ tên)
Đặc điểm của TUQ.: (1) phải có văn bản uỷ quyền bằng văn bản (Quyết định uỷ quyền hoặc Giấy uỷ quyền); (2) có thời hạn rõ ràng; (3) phạm vi uỷ quyền phải được xác định cụ thể (loại văn bản, giá trị, đối tượng); (4) người được uỷ quyền chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung văn bản đã ký; (5) hết thời hạn uỷ quyền, người được uỷ quyền không được tiếp tục ký.
Bảng so sánh ba hình thức ký
| Tiêu chí | Ký thay (KT.) | Ký thừa lệnh (TL.) | Ký thừa uỷ quyền (TUQ.) |
|---|---|---|---|
| Cơ sở | Phân công nội bộ thường xuyên | Giao quyền theo lĩnh vực | Văn bản uỷ quyền cụ thể |
| Phạm vi | Lĩnh vực được phân công phụ trách | Lĩnh vực được giao quản lý | Theo nội dung văn bản uỷ quyền |
| Thời hạn | Không xác định thời hạn | Không xác định thời hạn | Có thời hạn xác định |
| Người ký | Cấp phó | Trưởng đơn vị trực thuộc | Cá nhân được uỷ quyền |
| Tần suất | Thường xuyên, ổn định | Theo phân cấp | Khi có nhu cầu phát sinh |
Lưu ý khi áp dụng trong ngân hàng
Trong thực tế ngân hàng, ba hình thức ký này xuất hiện phổ biến trên: quyết định phê duyệt tín dụng, thông báo cấp tín dụng, hợp đồng tín dụng, xác nhận số dư, giấy uỷ quyền rút tiền tiết kiệm, thư bảo lãnh, đề nghị phát hành thẻ tín dụng. Khi kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký trên các văn bản này, nhân viên ngân hàng cần xác định: (1) người ký có đang nắm giữ chức danh tương ứng với hình thức ký tại thời điểm ký không; (2) văn bản có thuộc phạm vi được phân công/giao quyền/uỷ quyền không; (3) văn bản uỷ quyền còn hiệu lực tại thời điểm ký không. Sai sót về hình thức ký có thể dẫn đến văn bản bị từ chối, chậm trễ giao dịch hoặc tranh chấp pháp lý về sau.
Nội dung mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý chuyên nghiệp. Đối với các tình huống cụ thể phát sinh tại đơn vị, nhân viên ngân hàng nên tham khảo ý kiến của bộ phận pháp chế và quy chế nội bộ hiện hành của đơn vị mình.